Piše: Renato Radačić, direktor Southeast Europe, BlueRock Consulting

COVID-19 pandemija utjecala je na sve industrije na svijetu na do sada neviđen način. Vlade svih zemalja poduzele su drastične mjere s ciljem kontrole širenja virusa, kao što su lockdown i restrikcije po pitanju kretanja ljudi i roba, što je dovelo do smanjenja potražnje u gotovo svim industrijama, dok su proizvodi vezani uz osobnu higijenu i dezinfekciju te osnovne životne potrebe, zabilježili neviđenu razinu potražnje.

Lockdown i socijalno distanciranje doveli su do fokusa na:

1. Sigurnost i zdravlje ljudi
2. Održavanje kontinuiteta poslovanja
3. Održavanje kvalitetnog nivoa usluga prema potrošačima (service level quality)

OGRANIČENO KRETANJE ROBA

Covid je uvelike poremetio i ograničio kretanja roba. Dolazilo je do kašnjenja zbog nedostatka mogućnosti prijevoza (zračnog i teretnog), pri čemu se prosječno vrijeme isporuke gotovo udvostručilo, što je dovelo do potrebe za novim određivanjem prioriteta i revizije planova prodaje kako bi se udovoljilo hitnim zahtjevima potrošača. Kriza je značajno utjecala i na potrošnju, što je dovelo do smanjenja potražnje.

Prije ili tijekom lockdowna potrošači su se opskrbili osnovnim proizvodima zbog straha od nestašice ili zbog zdravlja i sigurnosti, dok je faza rada na daljinu/od kuće i pad kupovne moći/povjerenja i sigurnosnih mjera, dovela do velikog pada potražnje za određenim proizvodima i uslugama. Pad količine roba u cijelom opskrbnom lancu dovodi do viška slobodnih logističkih kapaciteta na tržištu (posebno tijekom ljetne sezone), odnosno smanjenja iskorištenja skladišnih i prijevoznih kapaciteta, koji su u najvećoj mjeri u vlasništvu kompanija = FIKSNI TROŠKOVI.

Ključno pitanje koje se u toj situaciji postavlja, prije svega kod 1st Party Logistics (vlastita logistika u sklopu kompanije), je kako smanjiti udio ukupnih troškova logistike u neto prihodima kao jednim od ključnih pokazatelja uspješnosti, kao i trošak logistike po nekoj jedinici mjere.

OPTIMIZACIJA LOGISTIKE

Kako bi neovisno o COVID-19 ili bilo kojoj drugoj vrsti krize imali fleksibilnu i optimalnu logističku mrežu, nužno je konstantno imati fokus na nekoliko područja u segmentu upravljanja logistikom. Postoji nekoliko osnovnih strateških imperativa u logistici koji će vam osigurati da ste uvijek troškovno kompetitivni i da spremno dočekate svaku krizu uz minimalne prilagodbe na istu.

Poseban naglasak odnosi se na sljedeća područja optimizacije logistike kao troškovne funkcije:

1. Konsolidaciju organizacijske strukture i ključnih procesa
2. Optimizacija logističke infrastrukture
3. Unaprjeđene nivoa usluge i kvalitete “CUSTOMER SERVICE-a“
4. Prebacivanje fiksnih troškova u varijabilne
5. Razvoj novih capabilities/mogućnosti/ sposobnosti

Svaka ušteda u logistici ima direktan i vrlo brz utjecaj na profitabilnost kompanije, što je posebno važno u današnjoj situaciji kada je vrlo teško dodatnu profitabilnost ostvariti kroz nove prihode uslijed smanjenja potražnje na tržištu, kako zbog krize, tako i zbog iseljavanja stanovništa (smanjenja broja potencijalnih konzumenata) i pada kupovne moći.

U sklopu svakog Strateškog imperativa postoji niz mjera i aktivnosti kako ih unaprijediti, no navest ćemo samo neke na koje se možete fokusirati:

• Unaprijedite suradnju s KA kupcima (ne nužno samo kvantitativno, već kvalitativno). Zajednički planirajte i kreirajte neke buduće aktivnosti s ciljem izbjegavanja OOS situacija na polici (Out of Stock)
• Razmotrite trenutni vs potencijalno budući R2M (Route to Market)
• Unaprijedite kvalitetu vaše usluge kroz up-to-date IT tehnologije:
EDI – razmjena podataka, Fakturiranje (Electronic Data Interchange)
VMI planiranje zaliha (Vendor Managed Inventory)
WMS sustav za upravljanje skladišnim procesima sa skenerima/bar kod čitačima
(Warehouse Management System)
RPS sustav za upravljanje distributivnom flotom s digitalnim kartama (Route
Planing Softwer)
CRM (Customer Relationship Management)
• Razmotrite trenutnu infrastrukturnu mrežu i nivo zaliha. Trebate li negdje logistički centar ili samo x-dock?
• Pokrenite ili nastavite outsourcing inicijative prije svega u distributivnom, ali i skladišnom dijelu poslovanja s ciljem prebacivanja fiksnih troškova u varijabilne.
• Fokusirajte se na razvojne programe slijedeći nove oranizacijske potrebe i dodatno konsolidirajte organizacijsku strukturu.
• Uvedite Performance Management, implementirajte ispravne KPI’s (Key Performance Indicators), pratite ostvarenja u odnosu na Plan i prethodnu godinu, uvedite rutine (dnevne, tjedne, mjesecne, kvartalne).

S ciljem prebacivanja fiksnih troškova u varijabilne, ključna mjera je outsourcing o kojem ćemo reći nešto više kako bi vam ga približili i podigli svijest o nečemu što multinacionalne kompanije dugi niz godina koriste s ciljem omogućavanja većeg fokusa na svoj core business. Dapače, neke kompanije su tzv. non-asset kompanije koje u vlasništvu nemaju apsolutno ništa osim vlastitog know-howa i vlastite IT infrastrukture koju su godinama sami razvijali.

KAKO PROVESTI OUTSOURCING?

Outsourcing / Izdvajanje znači prebacivanje nekih internih aktivnosti kompanije na vanjskog pružatelja usluge. Izdvojiti se, osim logistike, može i bilo koji drugi dio kompanije (Management kroz Interim Management, IT, financije, HR, prodaja, marketing, PR, Legal, održavanje i čišćenje i dr.). Outsourcing omogućava kompaniji da se fokusira na one aktivnosti koje predstavljaju njihovu osnovnu djelatnost. Ključno je da se tijekom pregovora o outsourcingu u krovnom ugovoru i SLA (Service Level Agreement) definiraju svi potrebni parametri s konačnim ciljem kvalitetne isporuke dogovorene usluge, u skladu s očekivanjima i dogovorom svih zainteresiranih strana.

Korištenje usluge 3rd party pružatelja usluge razmatra se kada njihova usluga treba povećati poslovnu uspješnost kompanije u nekom od segmenata poslovanja, kao npr.:

• Unaprjeđenje financijskih performansi kroz smanjenje imovine koja donosi niske povrate (nektretnine, kamioni….)
• Smanjenje troškova distribucije
• Povećanje Market Penetration i volumena (nova tržišta, novi kanali, novi POP (point of Present)
• Continious Improvement / Povećanje efikasnosti – fokus na osnovne kompetencije i povećanje vodećih / osnovnih aktivnosti kompanije.

U kontekstu logistike, 3PL pružatelj usluge mora biti fokusiran na 3 ključne aktivnosti:

1. Trošak
2. Service level qty – DIFOTAI (Delivered in Full, On Time, Accurately Invoiced)
3. Sustainability / Održivo poslovanje

Aspekti koje je potrebno razmotriti tijekom suradnje sa 3 PL partnerom su sljedeći:

• Znanje i vještine zaposlenika
• Datum otpreme, rokovi trajanja, FEFO management
• TAM (Total Age Management)
• Quality System / ISO / HACCP standardi
• Sljedljivost / traceability
• IT integracija
• CSR (Corporate Social Responsibilities) – uključivo kvalitetu, sigurnost hrane, Health & Safety, Environmental Standards
• Financijsko stanje / Rizici
• Sigurnost

S ciljem isporuke dogovorenog rezultata na tržištu, kompanija treba aktivno upravljati, podržavati i monitorirati 3rd party providera:

• Treba mu posvetiti dovoljno resursa koji će upravljati 3rd partyjem
• Treba se kvalitetno interno organizirati kako bi mu se pomoglo da radi efikasno
• Treba kompenzirati 3rd party za one specifične aktivnosti koje isporučuje prema Ugovoru i SLA (Service Level Agreement)
• Treba mjeriti performance 3rd partyja

Najčešće greške tijekom outsourcinga:

• Mehanizam rasta/pada cijene goriva za transport/distribuciju nije uključen u Ugovor
• Planirani budući rast biznisa nije komuniciran kako bi se pripremilo povećanje infrastrukture
• Detaljan SLA nije kreiran i dogovoren (Service Level Agreement)
• Ne postoji Contingency plan
• Usluga nije testirana (test and Go Live)

I za kraj, trudite se uvijek “preispitivati status quo” kako biste kroz moguće nove pristupe upravljanju logistikom u konačnici ostvarili najniži tzv. Cost to Supply uz izvrstan nivo kvalitete usluge u kontekstu DIFOTAI pokazatelja (Delivered In Full, On Time, Accurately Invoiced).

Kvaliteta je važna: unaprjeđenje kvalitete snižava troškove, povećava produktivnost, smanjuje vrijeme isporuke, povećava zadovoljstvo kupca i, ono što je najbitnije, povećava prihode i profit.