Piše: dr. Marija Paladin, HR Expert

Korištenje prava na bolovanje zaposlenih danas je mnogo više od pukog kadrovskog ili administrativnog podatka. Predstavlja važan pokazatelj organizacijskog zdravlja, kvalitete radnog okruženja, učinkovitosti vođenja te dugoročne sposobnosti poduzeća za održivo poslovanje. Pokazatelji povezani sa zdravljem zaposlenih, naime, uz druge pokazatelje, odražavaju razinu brige za ljude, radne uvjete, psihološku sigurnost te sposobnost organizacije da stvara zdravo i uključivo radno okruženje, koji su važan dio ESG izvještavanja.

Održivost u suvremenom poslovnom okruženju više nije ograničena samo na smanjenje okolišnih utjecaja ili energetsku učinkovitost. Sve veći naglasak posvećuje se i socijalnoj dimenziji održivosti, gdje zaposlenici imaju središnju ulogu. Poduzeća koja sustavno ulažu u zdravlje, dobrobit i preventivne programe za zaposlene ne poboljšavaju samo kvalitetu radnog života, već istovremeno povećavaju svoju organizacijsku otpornost, produktivnost i konkurentnost.

Analiza podataka o bolovanju omogućuje poduzeću uvid u učestalost, trajanje i uzroke odsutnosti zaposlenih s posla. Najčešće se mjeri brojem izgubljenih radnih dana, stopom apsentizma ili prosječnim trajanjem bolovanja po zaposlenom. Ti podaci nisu važni samo s aspekta troškova rada, već predstavljaju rani signal mogućih organizacijskih problema, kao što su preopterećenost zaposlenih, loši radni uvjeti, nedostatak ergonomije, visoka razina stresa ili neodgovarajuća organizacijska kultura.

Dugotrajno povećanje bolovanja može ukazivati na sustavne probleme u tvrtki i značajno utjecati na njegovu poslovnu uspješnost. Mjerenje opsega bolovanja stoga više nije samo statistička obveza, već važan element suvremenog upravljanja uspješnošću tvrtke – ono povezuje područja ekonomike rada, društvene odgovornosti, održivog razvoja i produktivnosti u cjelovitu sliku organizacijske učinkovitosti. Tvrtke koja razumiju značaj ovih povezanosti mogu odgovarajućim preventivnim (i kurativnim) pristupima značajno smanjiti troškove odsutnosti, poboljšati zadovoljstvo zaposlenih te ujedno ojačati svoju konkurentnost i održivu usmjerenost.

Povezanost s produktivnošću i troškovima

Povezanost između bolovanja i produktivnosti je izravna i višeslojna. Odsutnost zaposlenih uzrokuje neposredne troškove naknada plaća, organizacije zamjena, uvođenja privremenih suradnika te smanjene operativne učinkovitosti. Osim neposrednih troškova, tvrtke često zanemaruju i posredne posljedice, poput smanjene motivacije preostalih zaposlenih, povećanog opterećenja timova, kašnjenja u projektima, slabije kvalitete usluga ili proizvoda te gubitka organizacijskog znanja.

U djelatnostima gdje je rad snažno ovisan o kvalificiranom kadru i timskoj suradnji, dugotrajna odsutnost pojedinaca može značajno smanjiti produktivnost cijele organizacije. Upravo zato izračun troškova bolovanja postaje važan alat za strateško upravljanje tvrtkom.

Precizna analiza troškova omogućuje organizacijama bolje razumijevanje ekonomskih učinaka apsentizma te lakše donošenje odluka o ulaganjima u preventivne mjere. Troškovi bolovanja često nadilaze samo isplatu naknade plaće. Uključuju i troškove zamjene zaposlenih, smanjenu učinkovitost rada, administrativne troškove, gubitak produktivnosti i potencijalne utjecaje na zadovoljstvo klijenata ili poslovnih partnera. Kada tvrtka te troškove sustavno mjeri i uspoređuje kroz vrijeme, može lakše procijeniti učinkovitost svojih mjera za promociju zdravlja na radu.

Preventivni programi stoga predstavljaju jedno od ključnih područja suvremenog održivog upravljanja zaposlenima. Programi promocije zdravlja, ergonomskih poboljšanja, psihološke podrške, upravljanja stresom, poticanja tjelesne aktivnosti i prevencije izgaranja značajno doprinose smanjenju bolovanja te poboljšanju općeg blagostanja zaposlenih.

Brojna istraživanja potvrđuju da se ulaganja u preventivne programe poduzećima dugoročno vraćaju kroz niže troškove absentizma, veću produktivnost, veću pripadnost zaposlenih i manju fluktuaciju kadra.

Kako izračunati troškove bolovanja i koristiti preventivne programe

Pri procjeni financijskog utjecaja bolovanja na tvrtku ključno je razumjeti sve čimbenike koji utječu na troškove. Oni sežu od neposrednih troškova do dugoročnih posljedica koje utječu na fluktuaciju zaposlenih i ugled tvrtke.

NEPOSREDNI TROŠKOVI

Neposredni troškovi su oni koje tvrtka izravno snosi zbog bolovanja zaposlenika. Među najvažnijima su naknade za bolovanje i plaćanja zamjenskim radnicima. Naknade za bolovanje su trošak poslodavca za određeno razdoblje, a zatim zdravstvenih fondova, kao naknada plaće za zaposlenika koji je na bolovanju.

U slučaju dugotrajnih bolovanja troškovi se mogu povećati ako je potrebno zapošljavanje novih radnika ili reorganizacija radnog procesa. To znači dodatne troškove u obliku plaća i eventualne obuke novog zaposlenika. Ako je zamjenski radnik manje produktivan ili mu je potrebno dulje razdoblje ‚uvođenje u posao‘, ti troškovi mogu biti viši od prvotno očekivanih.

POSREDNI TROŠKOVI

Posredni troškovi nisu odmah vidljivi u bilanci tvrtke, ali značajno utječu na radno okruženje, produktivnost, (pre)opterećenje, pogreške pri radu i kvalitetu rada uopće. Svako bolovanje znači manje raspoloživih radnih sati, što dovodi do smanjene produktivnosti. To je posebno izraženo u sektorima gdje je rad snažno ovisan o timskom radu.

Kada kolege preuzmu dodatne zadatke, povećava se njihovo radno opterećenje. To može dovesti do umora, izgaranja i smanjenja motivacije, što dugoročno povećava rizik za daljnja bolovanja. Veće opterećenje znači veću vjerojatnost pogrešaka jer zaposlenici žure kako bi nadoknadili odsutnog kolegu. To može dovesti do povećanih troškova popravaka, reklamacija ili čak gubitka klijenata. Kada je radnik odsutan, tvrtka mora organizirati preraspodjelu rada, što često zahtijeva više sastanaka i reorganizaciju rasporeda.

ADMINISTRATIVNI TROŠKOVI

Administrativni troškovi obuhvaćaju sav dodatni rad koji moraju obaviti kadrovski i obračunski odjel te menadžeri zbog bolovanja. Priprema bolovanja, usklađivanje sa zdravstvenim ustanovama i vođenje evidencija te odgovarajući obračun znače veći opseg administrativnih zadataka za tvrtku. Nezanemarivi su i dugoročni učinci na fluktuaciju i ugled poslodavca.

Zaposleni koji su često preopterećeni zbog zamjene odsutnih kolega mogu brže napustiti tvrtku što uzrokuje dodatne troškove traženja i uvođenja novih zaposlenih. Povećana fluktuacija, osobito ako je posljedica lošeg upravljanja bolovanjima, može utjecati na manje privlačan imidž tvrtke kao poslodavca, što otežava privlačenje talenata.

Uz to postoje i drugi učinci. Česta bolovanja mogu povećati premije kolektivnih zdravstvenih osiguranja. Poslodavci mogu imati i dodatne troškove zbog češćih liječničkih pregleda ili preventivnih programa. Navedeno je, naravno, i investicija.

Kako financijska sredstva (trošak) za preventivne programe mogu smanjiti bolovanja i troškove

Tvrtke često ulažu u mjere za poboljšanje zdravlja zaposlenih, poput programa promocije zdravlja, ergonomske prilagodbe radnih mjesta, osiguravanja mentalne podrške zaposlenima, teretane ili dodatnih osiguranja. Ulaganje u preventivne programe može smanjiti bolovanja i time troškove povezane s naknadama i gubitkom produktivnosti.

Takvi programi ne utječu samo na neposredne troškove naknada za odsutnost, već i na širu produktivnost, angažiranost zaposlenih i stabilnost radnih procesa. Pri procjeni financijskih učinaka preventivnih programa, organizacija može izračunati uštedu koja proizlazi iz smanjenja bolovanja. Preventivni programi nisu samo trošak, već investicija koja uz odgovarajuće planiranje i mjerenje može donijeti mjerljive financijske i organizacijske koristi.

PRIMJER PLAĆANJA DODATNOG OSIGURANJA

Pogledajmo primjer jednostavnog izračuna učinaka jedne od mogućih mjera – dodatnog osiguranja koje poslodavac plaća za zaposlene kako bi oni mogli brže doći do specijalističke zdravstvene obrade, s obzirom na to da su i liste čekanja čimbenik produljenja bolovanja. Radi se, dakle, o primjeru koji je pozitivno (kao dodatna pogodnost za zaposlene), a ne negativno usmjeren (kao što su, primjerice, ponekad potpuno opravdane kontrole i sankcioniranje zlouporaba), te primjeru koji je možda najrealnije kvantificirati (lakše nego, primjerice, osvještavanje o zdravom načinu života).

• Za primjer uzmimo tvrtku sa 100 zaposlenih, gdje prosječna bruto plaća iznosi 2.000 EUR, sa početnim stanjem prosječno 14 dana bolovanja po zaposlenom godišnje, što ukupno znači 1.400 dana odsutnosti. Nakon uvođenja preventivne mjere u obliku zdravstvenog osiguranja, koje zaposlenima omogućuje brži pristup specijalističkoj obradi, prosječna odsutnost se smanjuje na 12 dana (dakle ne pretjerujemo sa smanjenjem), što znači 1.200 dana godišnje. Ukupno smanjenje odsutnosti iznosi 200 dana na razini tvrtke.

• Za izračun troška odsutnosti koristimo procjenu dnevnog troška rada, koji pri bruto plaći od 2.000 EUR i 22 radna dana iznosi približno 91 EUR dnevno. Neposredna financijska ušteda zbog smanjenja odsutnosti tako iznosi 200 dana pomnoženih s 91 EUR, što predstavlja 18.200 EUR na godišnjoj razini. Godišnji trošak uvođenja preventivnog programa iznosi 5 EUR po zaposlenom mjesečno, što znači 6.000 EUR godišnje za cijelu organizaciju. Već na razini neposrednog učinka to znači neto pozitivan rezultat od 12.200 EUR.

• Za realniju procjenu potrebno je uzeti u obzir i posredne učinke koji nastaju zbog organizacije rada tijekom odsutnosti. Pretpostavimo da tvrtka približno 30% odsutnosti mora nadomjestiti internom preraspodjelom rada, odnosno prekovremenim radom, što u početnom stanju iznosi 420 dana (30% od 1.400 dana). Nakon poboljšanja ta se potreba smanjuje na 360 dana (30% od 1.200 dana), što znači dodatno smanjenje od 60 dana nadomještanja.

• S obzirom na to da su prekovremeni sati u pravilu skuplji, pretpostavimo 50% veći trošak (naknada ili smanjena učinkovitost), što znači 45,5 EUR dodatnog troška po danu. Ušteda u ovom segmentu iznosi 60 dana pomnoženih s 45,5 EUR, što predstavlja 2.730 EUR.

• Dodatno možemo uzeti u obzir i utjecaj preopterećenosti zaposlenih koji preuzimaju posao odsutnih kolega. Ako procijenimo da to uzrokuje približno 10% nižu produktivnost tijekom nadomještanja, to znači dodatni trošak od 9,1 EUR po danu (10% od 91 EUR). Kod smanjenja od 60 dana nadomještanja to predstavlja dodatnu uštedu od 546 EUR.

• Ukupni financijski učinak tako uključuje neposrednu uštedu zbog manje odsutnosti (18.200 EUR) te dodatne posredne uštede zbog manjeg obujma nadomještanja i veće učinkovitosti (2.730 EUR + 546 EUR), što ukupno iznosi 21.476 EUR. Nakon odbitka troška programa od 6.000 EUR konačna neto godišnja ušteda iznosi približno 15.476 EUR ili skoro 8 prosječnih bruto plaća u tvrtki.

Ovaj je primjer imaginaran, pretpostavke izračuna mogle bi biti jednostavnije ili složenije, učinci različitih preventivnih mjera neposredniji i lakše mjerljivi ili posredniji i teže mjerljivi, ali se unatoč tomu jasno pokazuje da razmjerno mali ulaganje u preventivu ne donosi samo neposredne financijske učinke, već i značajno rasterećenje organizacije, manju potrebu za prekovremenim radom te stabilnije radno okruženje.

Preventivni program se tako pokazuje kao ekonomski opravdana investicija koja nadilazi isključivo troškovni aspekt i značajno doprinosi dugoročnoj organizacijskoj učinkovitosti. Već u manjim, a posebno u većim organizacijama. Izračun troškova bolovanja zahtijeva cjelovit pristup. Ključno je da tvrtke uzimaju u obzir i neposredne i posredne utjecaje jer dugoročne posljedice mogu snažno utjecati na poslovanje.

POŽELJAN CJELOVIT PRISTUP

Rastuća stopa bolovanja u brojnim europskim državama predstavlja važan izazov kako za poslodavce, tako i za zdravstvene i socijalne sustave, stoga države sve intenzivnije uvode različite mjere za njezino upravljanje. Te mjere nisu usmjerene samo na smanjenje troškova naknada za bolovanja, već i na očuvanje radne sposobnosti stanovništva, povećanje produktivnosti te osiguravanje održivosti sustava socijalne sigurnosti. Pri tome države sve više naglašavaju cjelovit pristup koji uključuje prevenciju, rano djelovanje, rehabilitaciju zaposlenih, prilagodbu radnih mjesta te učinkovitiji nadzor nad opravdanošću bolovanja.

Posebna se pozornost posvećuje i smanjenju dugotrajnih bolovanja, koja imaju najveće socijalne i ekonomske posljedice za pojedince, organizacije i javne financije. Mnoge države stoga jačaju programe promocije zdravlja na radnome mjestu te potiču poslodavce na aktivno upravljanje zdravljem zaposlenih. U fokusu su mjere za sprječavanje izgaranja, upravljanje psihosocijalnim rizicima, poboljšanje ergonomskih uvjeta rada te jačanje mentalnog zdravlja zaposlenih.

Neke države uvode i financijske poticaje za tvrtke koje uspješno smanjuju apsentizam ili ulažu u preventivne programe, jer istraživanja pokazuju da upravo prevencija dugoročno predstavlja jedan od najučinkovitijih načina smanjenja bolovanja.

POOŠTRAVANJE NADZORA NAD BOLOVANJIMA

Uz preventivne mjere, države pooštravaju i nadzor nad bolovanjima te uvode mehanizme za sprječavanje zlouporaba sustava. S obzirom na to da neopravdana bolovanja predstavljaju dodatno problematičan financijski teret za poslodavce i javne fondove, mnoge države jačaju kontrolne postupke i unapređuju suradnju između zdravstvenih institucija, poslodavaca i osiguravatelja.

U nekim državama zdravstvena osiguravajuća društva ili posebne nadzorne službe imaju mogućnost provođenja kontrola bolovanja na kućnoj adresi, provjere poštivanja režima liječenja ili nadzora nad obavljanjem rada tijekom bolovanja. Digitalizacija zdravstvenih sustava dodatno omogućuje brže prepoznavanje neuobičajenih obrazaca odsutnosti, čestih kratkotrajnih bolovanja ili mogućih sustavnih zlouporaba.

Poseban naglasak stavlja se i na odgovornost liječnika pri odobravanju bolovanja. U nekim državama uvedeni su stroži stručni protokoli, obvezna dodatna medicinska mišljenja kod dugotrajnih odsutnosti te redovite revizije opravdanosti bolovanja. Istodobno, države traže ravnotežu između učinkovitog nadzora i zaštite prava zaposlenih jer pretjerano restriktivne mjere mogu uzrokovati nepovjerenje, prikrivanje zdravstvenih problema ili prerani povratak zaposlenih na posao, što dugoročno povećava rizik pogoršanja zdravstvenog stanja i niže produktivnosti.

ZAKLJUČAK

U suvremenim pristupima upravljanja bolovanjima sve se više uvažava razumijevanje da nadzor i sprječavanje zlouporaba sami po sebi ne mogu donijeti dugoročne učinke bez istodobnih ulaganja u kvalitetno radno okruženje, dobru organizacijsku kulturu i preventivne programe za zaposlene.

Organizacije s višom razinom povjerenja, uključivom kulturom i učinkovitim upravljanjem u pravilu bilježe niže stope apsentizma i manje zlouporaba bolovanja. Upravo zato mnoge države i stručne institucije naglašavaju da upravljanje bolovanjima mora biti dio šire strategije održivog upravljanja ljudskim resursima, koja povezuje zdravlje zaposlenih, produktivnost, društvenu odgovornost i dugoročnu poslovnu uspješnost organizacija.